O uso da assinatura digital facilita organização, planejamento e fluxo de trabalho possibilitando monitoramento de prazos para liberação de documentos, com redução do risco de extravio e perda de documentação já que os dados e informações são armazenadas online, com arquivos mantidos seguros e acessíveis aos proprietários, em destaque, a redução de burocracia nos processos melhorando relacionamento com clientes. Na assinatura de documentos digitais os envolvidos nos serviços, acordos, contratos ou documentos eletrônicos, podem acessá-los através de recursos informatizados a qualquer hora ou lugar. As assinaturas digitais são tecnologia indispensável na vida dos profissionais liberais nas áreas de Direito, Medicina e Contabilidade, independente do modo de atuação, in loco ou home office, com vantagens do certificado digital com benefícios relacionados à autenticidade, segurança e validade jurídica.
Dentre as vantagens que a assinatura digital possibilita aos profissionais que prestam serviços diretamente ao cliente, empresas ou parceiros de negócios, estão nas empresas ou escritórios de advocacia a possibilidade ao advogado e clientes de emitir documentos assinados digitalmente simplificando o trabalho com economia de tempo e recursos. Na área contábil, contadores desfrutam da assinatura digital otimizando rotina com possibilidade de dinamismo e agilidade nos processos, influenciando a experiência e o nível de satisfação dos clientes. Na área da saúde a emissão de laudos à distância e receitas por teleconsultas são exemplos de situações com proteção de dados e informações, daí, assinatura digital ser modo seguro de evitar falsificação de receitas e atestados médicos. Ao economizar tempo dispensando ida a cartórios para homologar documentação, a assinatura digital dispensa necessidade de caixas-arquivos, papéis, impressoras, cartuchos e insumos relacionados a cada área profissional, com sustentabilidade atrelada à menos equipamentos elétricos e materiais de escritório reduzindo utilização de recursos energéticos. Ao implementar documentos eletrônicos e priorizar recursos como assinatura digital no fluxo de trabalho, há melhoria da eficiência nas atividades e processos de rotina dispensando esforço em encontrar documentos, assiná-los e liberá-los. Detentores do certificado e-CPF podem utilizar serviços como e-CAC para verificação da situação fiscal e participar de leilões online da Receita Federal, enquanto o eSocial permite recolhimento do FGTS de funcionários domésticos, consulta de dados do Imposto de Renda e etc.
Moral da Nota: o reconhecimento de Firma por Autenticidade pode ser feito à distância com a tecnologia blockchain pelo Colégio Notarial do Brasil, Conselho Federal, CNB/CF, na plataforma e-Notariado, dispensando a presença do cidadão no cartório em caso de venda de veículos, por exemplo, feita à distância por módulo de Reconhecimento de Firma de Autenticidade na plataforma e-Notariado de modo digital. Segundo o CNB/CF, o procedimento é parte de desenvolvimentos que possibilitam a prática dos atos notariais em meio eletrônico, como procurações, testamentos, autenticações de documentos e escrituras públicas de compra e venda, doação, inventário, partilha e divórcio. Para realizar o Reconhecimento de Firma por Autenticidade pelo e-Notariado o usuário deve ter firma aberta no cartório escolhido e um certificado digital notarizado, com videoconferência para confirmar a identidade e capacidade civil do solicitante. Em janeiro de 2022 o Colégio Notarial do Brasil lançará novo módulo, o de Reconhecimento de Assinatura Eletrônica, previsto pelo Provimento nº 100 do Conselho Nacional de Justiça, CNJ.